Ohjesääntö

Toimintaa määrittelevä ja ohjaava ohjesääntö

1. Ohjesäännön tarkoitus

Tällä ohjesäännöllä määritellään Junior Chamber International Senate in Finlandin (myöhemmin Suomen Senaatti) toimintaa.
Tämä ohjesääntö on ohjeellinen. Kukin hallitus määrittelee toimintansa vuosikokouksen vahvistaman budjetin ja toimintasuunnitelman mukaan.

2. Ohjesäännön voimassaolo

Tämä ohjesääntö on voimassa toistaiseksi. Suomen Senaatin hallitus voi tehdä siihen muutoksia ja lisäyksiä.
Pääkohdiltaan ohjesääntö on pidettävä voimassa. Kun hallituksen toimintakausi päättyy, on ohjesäännön oltava ajan tasalla.

3. Suomen Senaatin jäsenistö

Yhdistyksen jäsenet ovat, yleensä yli 40-vuotiaita, Suomen Nuorkauppakamarit ry:n toiminnassa ansioituneita nuorkauppakamarien jäseniä. Suomen Senaattiin voivat kuulua ne Suomen kansalaiset, joille Junior Chamber International -järjestö on myöntänyt elinikäisen Senator -arvonimen.
Yhdistyksen jäsenistöön voivat kuulua vain ne senaattorit, jotka suorittavat vuosikokouksen määräämän jäsenmaksun tai ovat maksaneet ainaisjäsenmaksun.
Suomen Senaatin jäsenyydestä katsotaan eronneeksi sellaiset jäsenet, jotka eivät vielä kolmannenkaan maksumuistutuksen jälkeen suorita asiaankuuluvia erääntyneitä jäsenmaksuja.
Hallitus vahvistaa kokouksessaan talouspäällikön esityksestä edellä mainittujen kaltaisten jäsenten erottamisen Suomen Senaatista.

4. Suomen Senaatin hallituksen kokoonpano

Suomen Senaatin hallitukseen kuuluvat:
• puheenjohtaja
• varapuheenjohtaja
• kaksi hallituksen jäsentä (Suomen Nuorkauppakamarit ry:n puheenjohtaja sekä muu
valitsemiskelpoinen senaattori)
• Suomen Senaatin edellisen vuoden puheenjohtaja
Suomen Senaatin hallituksen kokoonpano vahvistetaan yhdistyksen vuosikokouksessa.

5. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta

Suomen Senaatin vuosikokous valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vuodeksi kerrallaan.
Yleinen käytäntö on, että ellei pätevää estettä ole, varapuheenjohtaja valitaan seuraavan vuoden puheenjohtajaksi.

6. Hallituksen virkailijat

Hallitus kutsuu talouspäällikön, erityisavustajat ja mahdolliset muut virkailijat. Hallitus voi vapauttaa heidät tehtävistään haluamanaan ajankohtana. Virkailijoiden tulee olla Suomen Senaatin jäseniä.
Talouspäällikön tehtävä on huolehtia Suomen Senaatin maksuista, jäsenlaskutuksesta, pankkitileistä ja kirjanpidosta, valmistella tilinpäätös sekä osallistua budjetin laatimiseen. Tavoitteena on, että talouspäällikön toimi olisi useampivuotinen.
Puheenjohtajan erityisavustajan tehtävänä on huolehtia Suomen Senaatin jäsenrekisteristä, huolehtia kokousjärjestelyistä, esityslistojen lähettämisestä sekä pöytäkirjojen teosta. Puheenjohtajan erityisavustaja vastaa myös merkkipäivien huomioimisista ja sekä tarvittavien mitalien, standardien ja muiden asiaankuuluvien tarvikkeiden tilaamisesta. Tehtäviin kuuluu myös ylläpitää ja päivittää rekisteriä ainaisjäsenmaksun maksaneista, yhteistyössä talouspäällikön kanssa.
Varapuheenjohtajan eritysavustaja valmistautuu tulevaan vuoteensa puheenjohtajan eritysavustajana ja tarvittaessa avustaa puheenjohtajan eritysavustajaa.
Hallitus voi kutsua avukseen myös muita virkailijoita.

7. Hallituksen jäsenten palkkiot

Pääsääntö on, ettei hallituksen jäsenille suoriteta kokouspalkkiota, matkakorvauksia tai muita vastaavia korvauksia.
Puheenjohtajalle tai hänen määräämälleen (1 osallistuja/kokous)
suoritetaan alla lueteltujen kokouksien rekisteröintimaksut:
– Suomen Nuorkauppakamari ry:n vuosikokous
– Suomen Nuorkauppakamari ry:n vaalikokous
– JCI:n Euroopan Senaatin kokous
– JCI:n Maailman Senaatin kokous

8. Virkailijoiden korvaukset

Virkailijoille ei suoriteta kokouspalkkiota, matkakorvauksia tai muita vastaavia korvauksia.

9. Jäsenistön suorittamat maksut

Suomen Senaatin vuosikokouksessa päätettiin seuraavat maksut kaudelle 2016 – 2017:
– vuotuinen jäsenmaksu 30 €, jäsenmaksun maksumuistutuksesta peritään 5 €:n maksu
– ainaisjäsenmaksu, joka on 20-kertainen vuosimaksu eli 600 €
Uusien senaattoreiden ei tarvitse suorittaa jäsenmaksua nimittämisvuotenaan.
Jäsenen täyttäessä 80 vuotta, vapautetaan hänet jäsenmaksuvelvoitteesta kuluvalla toimintakaudella. Suomen Senaatti ry:n kunniajäsen on vapautettu jäsenmaksuvelvoitteesta.
Vapaaehtoinen tukimaksu Suomen Senaatin / JCI Finland Foundation rahastoon on tällä hetkellä 400 €.

10. JCI:n Euroopan Senaatti

Suomen Senaatin hallitus nimeää ehdokkaansa JCI Euroopan Senaattiin.
Suomen Senaatin varoista ei suoriteta korvausta JCI Euroopan Senaatin hallitukseen pyrkivälle tai hallituksen jäsenen työtehtävistä muutoin kun hallituksen harkinnan ja päätöksen mukaisesti.

11. Senaattoreiden huomionosoitukset

Suomen Senaatti huomioi jäsenien merkkipäivät seuraavasti:
50 vuotta – Rekisteröintimaksu seuraavaan Senaatin vuosikokoukseen
60 vuotta – JCI Senate standardi (viiri)
70 vuotta – Kortti
75 vuotta – Kortti
80 vuotta – Kortti
85 – 99 vuotta – Kortti
100 vuotta – Kortti & kukkalähetys
Hopeoitu ansiomitali voidaan myöntää yhdistyksen jäsenelle, joka on erittäin ansioitunut. Puheenjohtajan kansioon on tehtävä luettelo ansiomitalien jakamisesta.
Suomen Senaatin puolesta sen hallitus lähettää omaisille surunvalittelu -adressin senaattorin kuoleman johdosta, mikäli siitä on saatu tieto. Tämän vuoksi yhdistyksen jäsenet ovat velvollisia ilmoittamaan JCI -senaattorin kuolemasta Suomen Senaatin puheenjohtajalle tai muille hallituksen jäsenille.
Merkkipäiväluettelo tehdään valmiiksi jo toimintavuotta edeltävänä vuonna siten, että merkkipäivä-luettelo toimitetaan vuosikokouskutsun mukana. Merkkipäiväosoitukset tehdään vain yhdistyksen jäsenille.

12. Tiedottaminen

Tiedottamisesta, kuten myös muista tehtävistä sovitaan hallituksessa.
Jäsenistölle toimitetaan vuosittain vähintään yksi tai kaksi jäsenkirjettä.
Suomen Senaatilla on oma ajankohtaista informaatiota jäsenistölleen ja ulkoisille sidosryhmille sisältävä nettisivusto osoitteessa www.suomensenaatti.fi sekä alias verkkotunnus kyseiselle verkkotunnukselle www.jcisenate.fi, jota käytetään informoitaessa asioita kansainvälisesti. Kotisivujen etusivulla on Suomen Senaatin blogi, jossa julkaistaan tiedotuksen tarpeelliseksi näkemiä artikkeleita.
Suomen Senaatin asioiden tiedottamiseen käytetään myös Suomen Nuorkauppakamareiden lehden Meriitin senaattoripalstaa sekä Suomen Senaatin omaa sähköistä eSenaattia.
Sähköistä ja etenkin sosiaalista mediaa käytetään tavoittamaan etenkin nuoria senaattoreita. Facebookissa ja LinkedIn:ssä on käytössä JCI Senate in Finland ryhmät, Twitterissä #jcisenatefi sivu. Instagramissa senaattoreilla on mahdollisuus jakaa kuvia hastagilla #jcisenatefi. Kaikki kyseisellä hastagilla merkityt Instagram kuvat haetaan automaattisesti kotisivuilla ylläpidettävään galleriaan.

Jäsentiedottamista palvelee myös mfiles -jäsentietojärjestelmä, josta jäsenellä on mahdollisuus etsiä informaatiota nuorkauppakamarien ja Senaatin jäsenistä.
Senaatilla on käytössä sähköpostiosoite info@suomensenaatti.fi, jota käytetään tiedotukseen jäsenistölle sekä muiden virallisten asioiden hoitoon. Sähköpostia käyttää tekninen avustaja, jonka vastuulla on yhdistyksen tiedottaminen.
Puheenjohtajan ensimmäisessä jäsentiedotteessa (elo – lokakuussa) tulisi olla ainakin seuraavaa:
– Senaattoreille hallituksen jäsenten osoitetiedot
– Pyyntö senaattorien poismenon huomioinnista
– Taloudenhoitajan ja erityisavustajan osoitetiedot
Vuoden alussa olisi hyvä lähettää toinen jäsenkirje, jossa pääasiallisin asia on puheenjohtajan tervehdyksen lisäksi pankkisiirtolomakkeet jäsenmaksuvelvoitteiden suorittamista varten. Tässä kirjeessä olisi hyvä olla myös jo tulevan elokuisen Suomen Senaatin vuosikokouksen markkinointia ja rekisteröitymislomake.
Suomen Nuorkauppakamarit ry tekee päätöksen erikseen keskusliiton tiedotteiden postittamisesta senaattoreille, jotka eivät ole liittyneet rekisteröityyn Suomen Senaattiin.

13. Suomen Senaatin taloudenhoito

13.1. Suomen Senaatin rahankäyttö

Suomen Senaatin kaikki rahaliikenne kulkee sen pankkitilien kautta.

13.2 Maksujen hyväksyminen

Kaikkiin Suomen Senaatin maksamiin laskuihin tarvitaan puheenjohtajan ja talouspäällikön hyväksyminen.
Toimintakaudella 2016-2017 postiosoite on seuraava:
Suomen Senaatti c/o Paula Holtari, Tyysterniemenranta 24, 53920 LAPPEENRANTA

Toimintakaudella 2016-2017 laskutusosoite on seuraava:
Suomen Senaatti c/o Osmo Soinio, Talinkorventie 6 as 2, 20320 TURKU

13.3 Tilinpito

Suomen Senaatin laskujen maksamisesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksen laatimisesta vastaa talouspäällikkö.

13.4 Suomen Senaatin jäsenmaksut

Vuosikokous määrittelee Suomen Senaatin jäsenmaksun suuruuden. Jäsenmaksu käytetään Suomen Senaatin juoksevien menojen hoitoon sekä toistaiseksi Suomen Senaatin palkintoihin.

13.5 Ainaisjäsenmaksut

Ainaisjäsenmaksut rahastoidaan. Tästä rahastosta tuloutetaan vuosittain yhtä suuri summa, kuin mikä on ainaisjäsenmaksun maksaneiden lukumäärä kerrottuna voimassa olevalla jäsenmaksulla. Rahaston pääomatulot tuloutetaan Suomen Senaatin kirjanpidossa.

13.6 Kustannusten korvausperusteet

Mikäli puheenjohtaja, hallituksen jäsenet, talouspäällikkö tai virkailija suorittaa Suomen Senaatin puolesta sen kaltaisia kustannuksia, jotka kuuluvat Suomen Senaatin maksettavaksi (mm. postitus, sähkeet, kopioit ym.), saadaan nämä laskuttaa Suomen Senaatilta omakustannushintaan ilman minkäänlaista laskutus- tai yleiskustannuslisää arvonlisäveroa lukuun ottamatta.

13.7 Suomen Senaatin toimintakausi ja tilikausi

Suomen Senaatin toimintakausi alkaa ja päättyy aina elokuun vuosikokoukseen.
Suomen Senaatin tilikausi alkaa 1.7. ja päättyy 30.6.

14. Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin ylläpitämisestä huolehtii hallituksen tekninen avustaja Suomen Nuorkauppakamareiden M-files jäsentieto- ja intranetjärjestelmässä. Jäsenrekisteriin tulee jokaisen jäsenen itse huolehtia muuttuneet tiedot ajan tasalle. Senaatin sähköisen eSenaatti tiedotteen alaosassa on jokaiselle jäsenelle henkilökohtainen tunnus ja salasana kirjautumisohjeineen järjestelmään. Senaatti suosittelee salasanan vaihtamista ensimmäisen kirjautumiskerran jälkeen. Ohjeita jäsenrekisterin käyttöön löytyy kotisivuilta jäsenasiat kohdasta.

15. Suomen Senaatin vuosikokous

15.1 Ajankohta

Pääsääntönä on, että Suomen Senaatin vuosikokous pidetään elokuun toiseksi viimeisenä viikonloppuna.

15.2 Kokouksen pitopaikka

Kokouksen pitopaikan määrää Suomen Senaatin puheenjohtaja. Pyrkimyksenä on, että kokous pidetään puheenjohtajan kotipaikkakunnalla.

15.3 Suomen Senaatin vuosikokoukseen kutsuttavat

– Kaikki senaattorit / yhdistyksen jäsenet
– Suomen Nuorkauppakamarit ry:n puheenjohtaja
– Euroopan Senaatin puheenjohtaja
– Pohjois-Euroopan Ambassador
– Ruotsin Senaatin puheenjohtaja
– Norjan Senaatin puheenjohtaja
– Tanskan Senaatin puheenjohtaja
– Islannin Senaatin puheenjohtaja
– Viron Senaatin puheenjohtaja
– Latvian Senaatin puheenjohtaja
– Liettuan Senaatin puheenjohtaja
– Venäjän Senaatin puheenjohtaja
– Muut Suomen Senaatin kanssa läheisessä yhteistyössä olleet ulkomaalaiset senaattorit
– Paikallisen nuorkauppakamarin puheenjohtaja
– Sponsorien edustajat harkinnan mukaan
– Suomen Senaatin palkinnon saajat (sunnuntaina)
Kukin kutsuvieras maksaa kokouskustannuksen samoin periaattein kuin muutkin osanottajat

15.4 Vuosikokouskustannukset

Vuosikokouskustannuksista vastaa puheenjohtajan luoma projektiorganisaatio.
Täten Suomen Senaatti ei osallistu vuosikokouskustannusten järjestelyihin lukuun ottamatta virallista kokouskutsua sekä tämän postitusta.

15.5 Kokousjärjestelyt

– Puheenjohtaja vastaa vuosikokousjärjestelyistä.
– Puheenjohtaja luo projektiorganisaation kokousjärjestelyjä varten.
– Vuosikokousjärjestelyt on aiheellista käynnistää vähintään vuotta ennen kokousta.
(Yleisen käytännön mukaisesti varapuheenjohtaja valitaan puheenjohtajaksi)

15.6 Kokousjärjestelyissä huomioitavia seikkoja

– Suomen Senaatin lippu kokouspäivän ajaksi salkoon
– Ulkomaalaisten vieraiden pöytään asiaankuuluvan maan pöytäviiri.
– Läsnä olevalle Euroopan Senaatin puheenjohtajalle ja hallituksen jäsenelle (Ambassador) luovutetaan Suomen Senaatin viiri.
– Suomen Senaatin edellinen puheenjohtaja luovuttaa Senator Finland kaulamitalin istuvalle
(nyt väistyvälle) puheenjohtajalle vuosikokouksessa.
– Kokouksessa todetaan läsnä olevat, entiset Suomen Senaatin puheenjohtajat sekä ainakin vanhin ja nuorin senaattori.

16. Uuden hallituksen järjestäytymiskokous

Vuosikokouksessa valitun uuden hallituksen järjestäytymiskokous on hyvä pitää välittömästi vuosikokouksen jälkeen, jotta toimintakauden toimenpiteet pääsevät vauhtiin välittömästi.

17. Suomen Nuorkauppakamarit ry:n ja Suomen Senaatin välinen yhteistyö

Suomen Nuorkauppakamarit ry:n puheenjohtajan ja Suomen Senaatin puheenjohtajan on pidettävä riittävää yhteyttä. Yhteistyön laajuudesta on tehty kirjallinen sopimus.
Suomen Nuorkauppakamarit ry ei huolehdi Suomen Senaatin käytännön rutiineista.
Suomen Senaatin erityisavustaja selvittää Suomen Nuorkauppakamarit ry:n puheenjohtajan kanssa toimintavuoden aikana tulleitten uusien senaattoreiden nimet ja osoitetiedot, jotta heihin voidaan ottaa yhteyttä ja toivottaa tervetulleeksi Suomen Senaattiin.

18. Suomen Senaatin palkinnot

Suomen Senaatin palkintojen hakemus-informaatio on SNKK:n kansallisessa Palkintoluokat ohjeistuksessa. Tämä asiakirja löytyy SNKK:n Intrasta kohdassa Palkintotoiminta.
SNKK:n palkintopäällikkö toimittaa hakemukset Suomen Senaatin puheenjohtajalle tai hallituksen määräämälle henkilölle maaliskuun loppuun mennessä.
Suomen Senaatin palkintojen voittajat julistetaan Suomen Nuorkauppakamarit ry:n vuosikokouksessa.
Suomen Senaatin puheenjohtaja esittelee Suomen Senaatin palkintojen perusteet Suomen Nuorkauppakamarit ry:n vuosikokouksessa ja julistaa voittajat.
Palkintojen saamisen edellytyksenä on, että voittaneet kamarit tulevat Suomen Senaatin vuosikokoukseen esittelemään projektit. Palkintoshekit ja kunniakirjat luovutetaan Suomen Senaatin vuosikokouksessa kamarin edustajille.
1. Suomen Senaatin palkinto parhaasta yhteiskunnan kehittämiseen tähtäävästä projektista on 5.000 €.
2. Suomen Senaatin vuorovaikutuspalkinto jaetaan ensimmäisen kerran vuonna 2015 nuorkauppakamarille, jossa jäsenten ja senaattoreiden vuorovaikutus on ollut parhainta. Palkinnon määrä on 3.500 €.
Jokaisella istuvalla hallituksella on oikeus määritellä Suomen Senaatin palkintojen suuruudet.

19. Edustaminen

JCI:n maailmanpresidentin vieraillessa Suomessa, Suomen Senaatin puheenjohtaja antaa selvityksen Suomen Senaatin toiminnasta.
Mikäli JCI:n edustajia käy vierailulla Suomen Senaatin puheenjohtajan kotipaikkakunnalla, antaa Suomen Senaatin puheenjohtaja selvityksen Suomen Senaatin toiminnasta.

20. Suomen Senaatista erottaminen

Mikäli senaattori käyttää väärin Suomen Senaatin varoja, tai muuten toiminnallaan aiheuttaa Senaatille vahinkoa, voi hallitus tehdä päätöksen, jonka mukaan senaattori erotetaan Suomen Senaatista. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että senaattori ei voi osallistua Suomen Senaatin vuosikokoukseen, hän ei saa senaattoripostia eikä häntä huomioida merkkipäivinään.
Suomen Senaatti ei voi ottaa pois senaattoriarvoa. Sen voi tehdä vain JCI.

21. Suomen Senaatin golfmestaruus

Suomen Senaatin golfmestaruuskilpailut pelataan aina vuosikokouksen yhteydessä. Kokousorganisaatio vastaa golfkisajärjestelyistä. Kilpailut pelataan seuraavissa sarjoissa:
Senator Championship 18-reijän tasoitukseton lyöntipeli
Senator Open 18-reijän pistebogey-kilpailu
Seuralaissarja 18-reijän pistebogey-kilpailu
Senator Championship -kisan voittaja on Senaatin Suomenmestari seuraavan vuoden kisaan asti.

22. Senator- merkin / logon käyttöoikeus

Suomen Senaatilla on Suomessa Senator -merkin / logon yksinkäyttöoikeus.
Mikäli muu taho (esim. Nuorkauppakamari) haluaa käyttää merkkiä / logoa, siitä on tehtävä kirjallinen anomus, käyttötarkoitusselvityksineen, Suomen Senaatin hallitukselle. Erillinen anomus tehtävä kutakin käyttötarkoitusta varten. Senaatin hallitus käsittelee kutakin anomusta erikseen ja myöntää / hylkää, ja antaa vastauksensa kirjallisena. (Motivoituna mikäli hylkäävänä). Mikäli merkkiä käytetään väärin tai muuhun tarkoitukseen, kun anottu / myönnetty, käyttöoikeus peruuntuu heti. (Maininta kirjallisessa myönteisessä vastauksessa.)

  • Juhani Lundén
    puheenjohtaja 1995
  • Päivitetty kesällä 2007
    Jan-Erik Elfving DP
  • Päivitetty 29.6.2013
    Puheenjohtaja 2012-2013
    Antero Savolainen # 59005
  • Päivitetty 18.1.2014
    Puheenjohtaja 2013-2014
    Tapio Somppi # 39003
  • Päivitetty 30.5.2015
    Puheenjohtaja 2014-2015
    Pekka Nokso-Koivisto # 44368
  • Päivitetty 29.12.2015
    Puheenjohtaja 2015-2016
    Jani Närhi # 72514
  • Päivitetty 11.10.2016
    Puheenjohtaja 2016-2017
    Paula Holtari # 71498
    &
    Hallituksen tekninen avustaja
    Petteri Peltovuori #71707

(Päivitetty 11.10.2016)